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Il y a toujours un million de distractions. Voici comment réduire le bruit et faire attention.
C'est peut-être le crime du siècle. Nos esprits, nos pensées et notre principal outil de productivité - l'attention - sont volés par un voleur opérant en toute impunité: des interruptions incessantes et illimitées. Un volume sans cesse croissant d'intrus - e-mails, SMS, applications, appels téléphoniques, alertes sur les réseaux sociaux - combinés aux agressions d'êtres humains de plus en plus pris de panique dans le temps, laissent peu d'endroits sûrs pour le gazouillis, le carillon ou le ding-free concentration.La surcharge d'informations, qui inclut le temps de récupération après des interruptions inutiles, a coûté 997 milliards de dollars à l'économie américaine en 2010, selon Overload!: How Too Much Information is Hazardous to your Organization par Jonathan B. Spira. Une étude Intel a révélé que la perte de productivité due à la seule surcharge d'informations coûterait 1 milliard de dollars par an pour une entreprise de sa taille.
Les intrusions chroniques réduisent la durée de l'attention, stimulent le stress en brûlant les ressources mentales et émotionnelles et déclenchent des erreurs. Une étude réalisée par des chercheurs de la Michigan State University et du US Naval Research Laboratory a révélé qu'une interruption de 2,8 secondes en moyenne - disons l'une de ces notifications clignotantes dans le coin de l'écran de votre ordinateur - peut doubler le risque d'erreur. Augmentez la durée de l'interruption à 4,4 secondes et vous triplez le risque d'erreur.
Les interruptions font des ravages dans la mémoire de travail et sapent l'intellect. Une étude qui a mesuré les effets des interruptions forcées sur les chirurgiens résidents effectuant une cholécystectomie laparoscopique simulée (ablation de la vésicule biliaire) a révélé que les erreurs chirurgicales étaient survenues 44% du temps avec les distractions, et seulement 6% environ sans. Les questions d'interruption ont déclenché le plus d'erreurs, suivies des conversations de l'encadré.
Il y a une raison pour laquelle les pilotes de ligne ont des zones d'interruption obligatoires juste avant le décollage et l'atterrissage: la réglementation fédérale interdit toute activité - des conversations non essentielles avec l'équipage ou d'autres personnes dans le cockpit à la lecture de publications non essentielles - qui pourrait distraire un pilote pendant les phases critiques de la vol.
Alors, quelles sont les principales sources d'intrusions, comment nous affectent-elles et que peut-on faire pour les freiner?
Perturbations numériques
Un homme d'affaires moyen reçoit et envoie environ 109 e-mails par jour, et ce taux augmente chaque année de 7%, selon les études du cabinet d'études de marché technologique The Radicati Group. Les messages instantanés augmentent de 11% et les SMS, une fois confinés au domaine du non-travail, bombardent les bureaux, avec 67% des professionnels disant envoyer des SMS pour les entreprises, selon le service de messagerie HeyWire Business. À quel point est-ce perturbateur? Mobile Marketing Association rapporte que 90% de tous les textes sont lus en trois minutes.«C'est un énorme problème», explique le Dr Edward Hallowell, psychiatre du Massachusetts et co-auteur de Driven to Distraction, qui relate le siège de l'attention. "Il s'agit de la plus récente dépendance. Il existe désormais des centres de soins pour les personnes souffrant d'une dépendance technologique. Les mariages se séparent."
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"Il y a du frisson", ajoute Winifred Gallagher, auteur de Rapt: Attention and the Focused Life. "Vos textes et e-mails sont comme des jeux vidéo. Il y a un stimulus et des récompenses."
L'afflux de SMS et de notifications sur les réseaux sociaux ces dernières années peut conduire à un point de basculement de la distraction des terminaux et à une disponibilité permanente. Michael Salem, co-fondateur et PDG de Vorex, un fournisseur de Plano, au Texas, de logiciels d'automatisation de services professionnels basés sur le cloud, dit qu'il reçoit 1000 messages par jour. "Je suis dépassé", admet-il. "Répondre est une chose quotidienne, 24 heures sur 24." Pendant un moment, dit-il, il a à peine dormi, prenant les appels des utilisateurs mondiaux de son produit depuis son lit. Sa santé a commencé à souffrir; il a pris du poids et est devenu anxieux de l'assaut sans fin.
"J'ai compté récemment", explique Matthew Bellows, PDG de Yesware, un service de productivité de la messagerie électronique pour les vendeurs basé à Boston. "J'ai 22 boîtes de réception, de l'e-mail à LinkedIn. L'idée que je suis censé les surveiller et les parcourir est absurde. Je reçois des centaines d'e-mails par jour. Les interruptions et les distractions sont le plus grand fardeau de productivité pour le employé de bureau moderne. "
La bataille dans le cerveau
Le volume d'intrusions aujourd'hui n'est pas soutenable par aucune métrique: productivité, engagement, physiologie ou bon sens. Alors, que pouvons-nous faire à ce sujet? La première étape consiste à comprendre l'impact des interruptions constantes sur nos neurones cérébraux.De toutes les choses sur lesquelles votre cerveau pourrait se concentrer en ce moment, votre attention est en ce moment sur cette phrase. En effet, vous implémentez ce que l'on appelle l'attention descendante, dans laquelle vous choisissez ce dont vous devez tenir compte. Vous définissez les conditions de l'engagement, en vous donnant le contrôle et la concentration - c'est-à-dire si vous pouvez bloquer les distractions de l'autre type d'attention: de bas en haut, qui est dicté par quelque chose ou quelqu'un d'autre. L'attention ascendante fait partie de notre équipement de survie. Lorsque vous entendez une sirène ou un retour de flamme de voiture, votre attention se déplace instantanément sur la menace potentielle. La cavalcade des bruiteurs électroniques - courriels, SMS, messages instantanés, appels téléphoniques, notifications - sont tous des intrus ascendants. Ils suscitent des défenses et détournent la concentration.
Les interruptions déclenchent des détours qui taxent la mémoire de travail et augmentent le temps nécessaire pour accomplir les tâches. Lorsqu'une intrusion se produit, "elle déclenche une chaîne d'événements aléatoires, les gens changeant d'activité", explique Gloria Mark, professeur d'informatique à l'Université de Californie, Irvine, et co-auteur d'une étude sur le sujet. En moyenne, dit-elle, "vous travaillez sur deux tâches intermédiaires avant de revenir à la tâche d'origine". Par exemple, vous pourriez travailler sur un projet marketing pendant une minute, puis passer à un e-mail d'un client, puis partir en voyage sur LinkedIn.
Mark a suivi 35 gestionnaires, ingénieurs et chefs de projet pendant trois jours. Elle a constaté que le temps moyen que les gens consacraient à une seule tâche avant d'être interrompu ou de passer à autre chose était trois minutes. Le temps qu'ils ont travaillé sur un appareil avant de changer était de deux minutes et 11 secondes.
Le blitz d'interruption est maintenu en place par des erreurs selon lesquelles le cerveau humain est un puits inépuisable qui peut être rempli d'une quantité illimitée d'informations, effectuer plusieurs fonctions simultanément et changer de tâche sans diminution de la production. La vérité choquante est que notre matière grise a des limites, de la mémoire de travail au volume de données en passant par les canaux neuronaux qui nous permettent d'effectuer une seule tâche hautement cognitive à la fois.
Les interruptions sapent un contrôle efficace, ce qui reflète la capacité de réguler le contrôle des impulsions. Plus il y a d'interruptions, plus elles érodent l'équipement d'autorégulation. Vous avez l'impression de devoir vérifier votre e-mail même si vous venez de le vérifier il y a cinq minutes ? C'est votre contrôle des impulsions et votre durée d'attention en un clin d'œil. Les interruptions détruisent la capacité d'autoréglementation de tout, de la vérification des e-mails à la consommation de Häagen-Dazs ou de Jack Daniel's.
C'est pourquoi la technologie crée une telle dépendance. Il peut détruire la capacité de contrôler l'impulsivité, ce qui signifie une vérification plus fréquente des messages et une navigation sur le Web et une durée d'attention plus courte. Cela, à son tour, conduit à plus de distraction et à moins de capacité à mener à bien les tâches - exactement le type de symptômes que le psychiatre Hallowell a commencé à voir dans les années 90 chez les patients qui pensaient avoir un trouble déficitaire de l'attention.
Mais les personnes atteintes de véritable TDA sont nées avec la condition. Ainsi, l'attention fracturée des patients de Hallowell était un sous-produit de quelque chose d'autre - une affliction qui imite l'ADD, déclenchée par une interruption et une surcharge d'informations "remplissant nos têtes d'une cacophonie de bruit mental" jusqu'à ce que le cerveau "perde sa capacité à assister pleinement et réfléchi" à n'importe quoi ", note Hallowell dans Driven to Distraction . Il a surnommé la condition «trait de déficit d'attention».
Une fois les producteurs élevés, les personnes atteintes de cette maladie voltigent d'une chose à l'autre et se retrouvent à la traîne dans leur travail, ce qui augmente à son tour la panique et l'anxiété en essayant de rattraper leur retard. Ainsi, les perturbations constantes nourrissent la peur d'être submergé et de ne pas pouvoir faire face, un signal à l'ancien cerveau pour déclencher la réponse au stress.
«Je peux sentir mon cœur battre la chamade», explique Karen Swim, qui a lancé il y a 10 ans sa société de relations publiques basée à Sterling Heights, Michigan, Words For Hire. Elle était capable de gérer le déluge électronique, mais elle dit que l'augmentation des textos au cours des deux dernières années a poussé ses ressources d'adaptation au bord du gouffre. "Il y a des jours où je sens que je dois m'arrêter et respirer. On a l'impression que vous êtes sur un tapis roulant qui continue d'accélérer, et vous ne pouvez pas suivre."
La zone sans interruption
Tout le monde sait que le volume d'intrusions est contre-productif, mais tenter de modérer le flux fait peur dans le cœur des propriétaires et des gestionnaires d'entreprises. Ça ne devrait pas.Plus d'entrepreneurs réprimeraient les interruptions s'ils savaient combien cela leur coûte, dit Dan Adams, PDG de New England Network Solutions, basé à Woburn, dans le Massachusetts, qui fournit des services informatiques aux petites et moyennes entreprises. «Les propriétaires d'entreprise ne savent pas combien de temps est perdu à cause de ces distractions», explique Adams, qui installe des pare-feu pour suivre et surveiller l'utilisation d'Internet et des médias sociaux.
Aussi implacable que soit le siège, les entrepreneurs et les employés n'ont pas à lever les mains. Il existe une gamme d'outils disponibles pour contrôler l'attaque et améliorer la productivité.
Les stratégies vont de la limitation des e-mails à la limitation des pop-ins personnels de collègues. US Cellular, Intel et le géant des services professionnels Deloitte font partie des grandes entreprises qui ont tenté de ne pas envoyer de courrier électronique - n'imposant pas l'arrêt complet des messages électroniques, mais encourageant les communications en personne ou vocales, en particulier entre collègues - ce qui peut réduire les distractions inutiles.
«Sans un temps ininterrompu, vous ne pouvez pas écouter quelqu'un, écrire du bon code ou penser», explique Yesware's Bellows, qui a passé une année dans une retraite bouddhiste à méditer des heures par jour. "Ces tâches nécessitent de la concentration et une concentration qui sont rapidement supprimées par les appareils."
Bellows essaie d'endiguer la vague d'interruptions. Au lieu de s'interrompre mutuellement avec des questions, les employés de Yesware envoient des messages via une page intranet HipChat.com que les collègues peuvent consulter à leur propre rythme , lorsqu'ils ont une pause dans l'action. Bellows bloque le temps ininterrompu sur son calendrier pour réfléchir, exhorte tout le monde à fermer les ordinateurs portables et à ne pas vérifier les messages pendant les réunions et lit et répond à son e-mail par blocs désignés quelques fois par jour.
Cette dernière stratégie en particulier peut réduire considérablement les interruptions. Si votre e-mail vérifie et alimente automatiquement vos messages toutes les cinq minutes, cela représente un potentiel de 96 interruptions sur une journée de huit heures. Cependant, si vous le vérifiez manuellement toutes les 45 minutes, le total est réduit à 11. Les chercheurs de l'Oklahoma State University affirment que le calendrier de contrôle le plus productif est de quatre fois par jour. UC Irvine's Mark vous recommande de parcourir autant d'e-mails que possible en trois périodes programmées par jour; le reste du temps, il doit être désactivé.
D'autres interventions visent à bloquer les zones sans interruption. Leslie A. Perlow, professeur de leadership à Konosuke Matsushita à la Harvard Business School, a mis au point le programme «temps calme», qui bloque toutes les intrusions à certains moments de la journée.
Elle a déployé la méthode dans une société de logiciels dont les ingénieurs avaient du mal à créer des produits sans travailler les nuits et les week-ends. Après une période d'enquête, Perlow a découvert que les ingénieurs étaient interrompus si souvent qu'ils n'avaient pas le temps de réfléchir et ne pouvaient pas en faire assez pendant les heures normales. Avec un retard de chacun, une mentalité de crise s'est développée, dans laquelle les gens se sentaient en droit d'interrompre n'importe qui à tout moment.
La solution de Perlow était de réserver une certaine partie de la journée, avant 11 heures et après 15 heures, pour un travail ininterrompu. (Des interruptions normales pourraient avoir lieu pendant cette fenêtre de quatre heures.) Résultats: 59% des ingénieurs ont déclaré que leur productivité avait augmenté dans la zone sans interruption du matin, et 65% ont dit la même chose pour l'après-midi. Les têtes dégagées, 41% ont même déclaré que leur productivité avait bondi pendant la partie interruption de la journée.
Harman Singh aime l'idée de temps calme. Le fondateur et PDG de WizIQ - qui reçoit plus de 200 messages chaque jour - dit qu'il réfléchit à la nécessité de règles pour contrôler les inondations dans son entreprise d'éducation en ligne. "C'est devenu fou", dit-il. "Je n'ai pas assez de temps pour réfléchir. C'est une menace."
Sa distraction la plus frustrante: la messagerie mobile via WhatsApp. Il a envisagé de quitter l'application, mais s'inquiète de la façon dont les investisseurs qui le contacteraient de cette manière pourraient réagir. Comme pour la plupart des pensées de gestion des interruptions, il y a de la peur. Respecteraient-ils les frontières? Mais Singh pense qu'en fin de compte, ses investisseurs préféreraient qu'il se livre à une réflexion productive et à la gestion de son entreprise plutôt que d'être enterré dans les médias sociaux et une communication inutile.
Une chose à la fois
Ce ne sont pas seulement les autres qui sont en faute; Selon Gloria Mark, professeur d'informatique à l'Université de Californie à Irvine, 44% des interruptions sont auto-infligées. L'habitude de se distraire a de nombreuses causes, mais il y a un problème à sa racine: le multitâche.Comme les études à l'Université du Michigan et à l'Université Vanderbilt l'ont détaillé, vous pensez peut-être que vous accomplissez deux tâches simultanément lorsque vous parlez au téléphone et écrivez un e-mail en même temps, mais ce n'est pas le cas. Vous changez d'avant en arrière - et vous vous interrompez automatiquement. Chaque fois que vous changez, les neurones du cerveau mettent du temps à comprendre où ils se sont arrêtés pour cette tâche, ce qui ralentit les performances de 50% ou plus, selon le professeur de psychologie de l'Université du Michigan, David Meyer.
Concentrez-vous, les gens!
La réponse au gant d'interruption est simple: les limites. Sans eux, il y a l'anarchie, comme une ville sans feux tricolores. Les frontières rétablissent l'ordre dans un monde non géré. Des périmètres sensibles sur les interruptions électroniques et humaines permettent à l'espace de penser et de concentrer les efforts concentrés. En vous concentrant, vous accomplissez plus en moins de temps.Voici quelques stratégies de gestion des interruptions pour aider à bloquer les distractions et à attirer l'attention.
- Vérifiez les e-mails à des heures fixes (deux à quatre fois par jour est le plus productif). Gardez le logiciel de messagerie électronique et tous les parasites désactivés, sauf si vous les utilisez.
- Lorsque cela est possible, utilisez "Aucune réponse nécessaire" dans la ligne d'objet ou le corps d'un e-mail pour couper les volées.
- Créez un manuel d'étiquette et des règles pour limiter les abus de courrier électronique sur le lieu de travail.
- Coupez les appels personnels pendant les heures de travail.
- Désactivez les navigateurs et les réseaux sociaux.
- Méditer. Des études montrent que les moines bouddhistes ont de puissantes compétences d'attention.
- Offrez aux employés un cours de formation à la pleine conscience, en leur enseignant comment augmenter la concentration, se concentrer sur le moment et prévenir l'épuisement professionnel.
- Essayez des activités dans lesquelles vous vous concentrez sur une cible, comme l'apprentissage d'une langue ou d'un instrument de musique; jouer aux échecs; ou des sports comme le tennis ou le tir à l'arc.
Publié également sur Médium
Mounir Damerdji est un Internet Marketeur, Coach, Architecte d'information,Conférencier et Auteur. Il a traduit et adapté cet article pour les personnes qui sont intéressées par le SEO mais qui ne maîtrisent pas la langue anglaise. Lire la suite sur Mounir» Voir ses autres publications ou le trouver sur:
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